¿El archivador se parece un poco a una jungla de papel?
Las ideas de organización de archivadores no consisten solo en hacer que tu archivador luzca ordenado (aunque eso es una ventaja), sino en saber realmente dónde encontrar las cosas.
Ordenar su espacio de trabajo significa recuperar su productividad. Y cuando trabajas desde casa (con todas las distracciones que puedas tener en el refrigerador, la televisión, los niños o las mascotas), eficiencia en su oficina doméstica lo es todo.
Antes del proceso: conozca las opciones de su archivador
Pero antes de entrar en el meollo de las ideas para organizar los gabinetes de archivos, hay un paso esencial que no debes saltarte: ¡conocer tus opciones!
Verá, no todos los archivadores se crean de la misma manera, y elegir el correcto es el primer y más importante paso hacia una organización eficiente:
- Archivador hecho a medida: Si tiene necesidades específicas o un espacio único, considere tener un archivador personalizado construido según sus especificaciones integrado en su pared
- Archivadores móviles: También puede optar por archivadores móviles o enrollables, que se pueden mover fácilmente por su oficina o espacio de trabajo. Son especialmente útiles si necesita acceder a archivos desde diferentes ubicaciones.
- Archivadores para colocar debajo del escritorio: Aproveche el espacio que hay debajo de su escritorio colocando un archivador con ruedas debajo para ahorrar un poco de espacio en el suelo y mantener los archivos al alcance de la mano.
- Archivador de segunda mano: Puedes ser astuto y encontrar un archivador de segunda mano que combine con la estética de tu oficina en casa, tal vez uno clásico como en una oficina, o uno de madera para darle un toque más rústico.
- Organizador de escritorio: O, si prefieres que todo quede en la parte superior de tu escritorio, opta por un organizador de escritorio.
Cómo organizar un archivador
Ahora que entiendes la importancia de organizar archivadores con propósito, pongámonos manos a la obra y vayamos al meollo de la cuestión de cómo organizar mejor un archivador para que puedas disponer de las soluciones de almacenamiento de oficina que harán que trabajar desde casa sea mucho más fluido.
Elija su sistema de archivo perfecto
Necesitas un plan de juego, y eso comienza con la elección del sistema de archivo adecuado para ti. Algunos de los más comunes son los de orden alfabético, cronológico y temático:
- Alfabético: Este sistema es como organizar las cosas en un diccionario. Todo está ordenado según la primera letra de su nombre. Es ideal para acceder rápidamente a elementos individuales como nombres, proyectos o clientes.
- Cronológico: Si necesita realizar un seguimiento de las fechas y los eventos, este sistema destaca, ya que los documentos se organizan por fecha de creación o recepción, lo que lo hace perfecto para registros históricos o materiales urgentes.
- Basado en el tema: Este sistema agrupa los documentos según su contenido o propósito, donde puedes crear categorías como «Trabajo», «Escuela», «Familia» o subasignaturas, todas dentro de tu trabajo.
Ordenar y purgar archivos antiguos
Antes de sumergirse de lleno organización del archivador, ordenemos y cree espacio para un futuro bien organizado. Comience por sacar todos los documentos existentes, uno por uno, y colóquelos sobre una superficie limpia. Este proceso le permite ver el alcance de lo que está enfrentando.
Luego, revisa cada documento y decide si se queda o desaparece. Puedes usar popular métodos de ordenamiento como el método KonMari, en el que te preguntas si cada documento «despierta alegría» o tiene un propósito. Si no es así, es hora de dejarlo pasar.
Estos son algunos ejemplos específicos:
- Recibos: Guarde los recibos de las compras importantes o los gastos relacionados con los impuestos, pero deséchelos de los artículos de uso diario.
- Manuales de usuario: La mayoría de los manuales de usuario se pueden encontrar en línea, así que guarde solo los de los artículos importantes o difíciles de reemplazar.
- Facturas antiguas: Triture y deseche las facturas de servicios públicos una vez que estén pagadas y ya no las necesite para fines tributarios.
- Documentos caducados: Deseche las garantías vencidas, las pólizas de seguro y los contratos vencidos.
Tire a la basura los documentos que ya no necesita de manera responsable, destruya cualquier documento que contenga información confidencial y recicle el resto.
Cree una estructura de archivos eficiente
Con el resto de los documentos disponibles, es hora de establecer una estructura de archivos eficiente y fácil de usar.
Determine el sistema de archivo que mejor se adapte a sus necesidades y opte por un sistema alfabético (útil para consultarlo rápidamente), un sistema cronológico (ideal para documentos urgentes) o un sistema basado en temas (ideal para agrupar materiales relacionados).
Ahora, comience a agrupar documentos similares en función de su relevancia y naturaleza. Si utilizas un sistema alfabético, crea categorías principales en función de la letra o los números iniciales. Para un sistema basado en temas, establece categorías principales, como «Personal», «Trabajo» o «Finanzas». Considera la posibilidad de crear subcategorías dentro de cada categoría principal para perfeccionarlas aún más.
Ejemplo:
- Sistema basado en temas
- Categoría principal: «Trabajo»
- Subcategorías: «Proyectos», «Informes», «Reuniones»
- Categoría principal: «Personal»
- Subcategorías: «Salud», «Pasatiempos», «Viajes»
Archivos de código de colores y etiquetas e índices
La implementación de un sistema de archivo codificado por colores puede cambiar las reglas del juego. Asigne colores específicos a las categorías principales o incluso a las subcategorías para una identificación rápida. Por ejemplo, usa rojo para «Trabajo», azul para «Personal» y verde para «Finanzas». Incluso puedes incorporar sombras en cada categoría para indicar la prioridad o los plazos.
Lleve a su organización un paso más allá al incluir un índice o una tabla de contenido para su archivador. Esto puede ser tan simple como crear una lista de categorías y subcategorías con los nombres de archivo correspondientes. Un índice agiliza el proceso de búsqueda y lo hace aún más eficiente.
Ejemplo:
- Sistema codificado por colores
- Rojo: Trabajo
- Rojo (oscuro): proyectos urgentes
- Rojo (luz): tareas en curso
- Azul: personal
- Azul (oscuro): Salud
- Azul (claro): aficiones
¡Sea creativo!
Ahora es el momento de infundir a estas ideas de organización de archivadores su personalidad y estilo únicos. Estas son algunas ideas creativas para renovar los archivadores:
- Dele a su archivador un aspecto fresco con una capa de pintura vibrante o papel pintado despegable. Elige colores o patrones que se adapten a tus gustos y crea un punto focal visualmente atractivo en tu espacio de trabajo o aquellos que ya combinen con tu oficina en casa.
- Añade pegatinas decorativas o cinta adhesiva. Utilízalos para etiquetar categorías o simplemente para crear un diseño vivo y personalizado en la superficie del armario.
- Considera la posibilidad de usar etiquetas personalizadas o elegantes para tus carpetas y archivos con una etiquetadora.
- Usa plantillas o calcomanías para personalizar aún más su archivador. Puedes agregar citas motivacionales, patrones o incluso tus citas favoritas para que sean exclusivamente tuyas.
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